معرفی دفتر امور کنگره ها و سمینارها:
 
همایش‌های علمی بستر مناسبی را برای نشر و ارایه دستاوردهای علمی فراهم می‌سازد و امکان نقد و بررسی این یافته‌ها را در جامعه علمی مهیا می‌گرداند. سیاست دانشگاه علوم پزشکی شیراز بر آن است تا هرچه بیشتر بر غنای علمی این گردهمایی‌ها افزوده و اولویت‌های آن با نیازهای دانشگاه و جامعه منطبق باشد. هدف دانشگاه در برنامه‌ریزی‌ها، رشد و ارتقای علمی همایش‌ها و خودگردان نمودن آنها و احتراز از اسراف می‌باشد.
 
ارائه مقالات توسط اعضاء دانشگاه در محافل علمی خارج از کشور یکی از شاخص هاي علم سنجی بوده و ضمن به نمایش گذاردن توانمندیهاي علمی کشور می تواند از طریق تبادل اطلاعات محققین و گروههای پژوهشی در اقصی نقاط جهان همزمان با افزایش سطح علمی پژوهشگران، به تشکیل ایده هاي جدید پژوهشی نیز منجر گردد، ترغیب و بالا بردن انگیزه سفر اعضاء از اهداف مدیریت توسعه علم و فناوری سلامت معاونت پژوهشی و فناوری می باشد .
 
اهداف دفتر امور کنگره ها و سمینارها:
 
الف: ارائه تسهیلات و ایجاد بسترهایی جهت ارتباطات وسیعتر و بهتر اساتید، دانشجویان و کارکنان دانشگاه با اساتید و متخصصین حاضر در کنگره های خارج از کشورجهت ارتقاء سطح پژوهش و آموزش در سطوح عالی و افزایش تعداد اینگونه سفرها

ب: برگزاري كنگره هاي بين المللي جهت ارائه تحقيقات و اطلاعات علمي جديد و ايجاد ارتباطات جديد، سمينارهاي بازآموزي (تئوري و عملي) و كارگاه هاي آموزشي مربوطه، گردهمايي هاي علمي پيشرفته آموزشي و پژوهشي


شرح وظايف دفتر امور کنگره ها و سمینارها
 
الف- انجام امور مربوط به شركت و ارائه خلاصه مقاله اعضاي محترم هيأت علمي به همایشهای خارج از كشور (اعزام و مراجعت)
1. دریافت مکاتبه موافقت معاونت و یا مرکز با ارائه مقاله متقاضی، از طریق سیستم اتوماسیون
2. بررسی کارشناسانه پذيرش و کنترل مدارك افراد متقاضي، تكميل نواقص و ورود اطلاعات به فايل اطلاعاتی دفتر جهت سهولت دسترسی به اطلاعات متقاضيان و ورود کلیه اطلاعات مربوط به سفر ايشان
3. تهيه معرفي نامه به سفارت جهت تسهیل فرآیند اخذ روادید
4. تماس با متقاضیان به منظور اطمینان از دریافت روادید به کشور مربوطه
5. تهيه نامه درخواست صدور حكم مأموريت آموزشي و پيگيري موضوع پس از ارسال نامه
6. تهيه معرفي نامه به هواپيمايي جمهوري اسلامي ايران بمنظور تخفيف هزينه بليط سفر
7. دریافت گزارش سفر متقاضی از طریق اتوماسیون به همراه مستندات مربوطه
8. بررسی کارشناسانه مدارک دريافتی، پس از مراجعت افراد از سفر
9. محاسبه ميزان مبلغ متعلقه بر حسب منطقه جغرافیایی، تعداد روزهای همایش و همچنین نوع ارائه (سخنران مدعو- شفاهی-پوستر- مجازی)
10. مکاتبه با حسابداری جهت تسویه حساب با افراد
 
ب- صدور رواديد جهت كليه سخنرانان و ميهمانان خارجي مدعو گردهمایی های دانشگاه تا حصول نتيجه 
 
1. دريافت آدرس پست الكترونيك ميهمان خارجي از دبیران کنگره، پس از ارجاع اتوماسیونی درخواست از سوی معاونت
2. انجام مكاتبه با ميهمان و ارسال فرمهاي مخصوص صدور رواديد و درخواست كپي پاسپورت ايشان
3. مکاتبه با نمایندگی وزارت امور خارجه در استانداری، در صورت امکان دریافت ویزای فرودگاهی بر حسب کشور سخنران
4. پيگيري تكميل فرمها از سوي ميهمان و دريافت اطلاعات و مدارك درخواستي در زمان تعيين شده، در صورت عدم امکان صدور روادید در فرودگاه شهید آیت ا... دستغیب
5. درخواست رزومه (CV) میهمان آمریکایی به منظور تکمیل فرآیند مربوطه
6. ورود اطلاعات ارسالي از سوي ميهمان در فرمهاي مربوطه و تهيه نامه درخواست با امضاء رياست دانشگاه جهت مديركل روابط بين الملل وزارت متبوع
7. پيگيري اخذ معرفي نامه از روابط بين الملل وزارت بهداشت جهت وزارت امور خارجه از طريق همكاران دفتر مركزي دانشگاه در تهران و ارسال مدارك به وزارت امور خارجه
8. پيگيري مطرح شدن درخواست در جلسات مربوط به وزارت امور خارجه از طريق كارشناس آن وزارت
9. اخذ شماره تأییدیه تلكس و پيگيري ارسال تأييديه به سفارت ايران در كشور مربوطه
10. اعلام شماره تأييديه صادر شدن رواديد به ميهمان جهت مراجعه به سفارت مربوطه و دريافت مجوز ورود به كشور ايران (ويزا)
11. پيگيري مراتب از طريق مكاتبه با ميهمان تا حصول نتيجه و دريافت زمان ورود و خروج ايشان
12. اطلاع رسانی موضوع به حراست دانشگاه و همچنین مدیر کل امور اتباع و مهاجرین خارجی استانداری
 
پ- اخذ مجوز بین المللی جهت گردهمایی های حائز شرایط از کارگروه معاونت تحقیقات و فناوری وزارت متبوع 
1.  رایزنی با دبیران کنگره های دارای مصوبه هیأت رئیسه دانشگاه در خصوص امکان اخذ مجوز به منظور کسب امتیاز متعلقه
2. همکاری با دبیران جهت دریافت مشارکت سازمان و یا انجمن بین المللی در برگزاری کنگره
3. ارسال فرم ها جهت دبیران و درخواست تکمیل اطلاعات مربوطه
4. بررسی کارشناسانه مدارک دریافتی و مهیا نمودن مدارک جهت ارسال
5. تهیه مکاتبه از سوی ریاست محترم دانشگاه به معاونت تحقیقات و فناوری وزارتخانه
6. پیگیری دریافت مکاتبه توسط کارشناس معاونت تحقیقات و فناوری وزارت و رفع نواقص احتمالی
7.  پیگیری نتیجه جلسه کارگروه و مطلع گردیدن در خصوص تصویب و یا عدم تصویب  
8. دریافت مجوز به منظور اخذ امتياز ارزشيابي برگزاری گردهمایی بین المللی و اطلاع رسانی موضوع به مرکز و یا گروه مربوطه
 
ت- انجام امور مربوط به شركت و ارائه خلاصه مقاله اعضاء هیأت علمی پژوهشی در کنگره های داخل کشور  
1. دریافت تقاضاهای واصله از طریق اتوماسیون
2.بررسی کارشناسانه مدارک افراد متقاضي، تكميل نواقص و ورود اطلاعات به فايل مربوطه
3. تهيه مکاتبه با حسابداري جهت تسويه حساب بر حسب مصوبه شورای مدیران
4. تهیه کپی از خلاصه مقالات واصله
5. ورود اطلاعات به پورتال
 
ث- انجام امور مربوط به شركت و ارائه خلاصه مقاله دانشجويان و کارکنان به همایشهای داخل و خارج از كشور
1. دریافت تقاضاهای واصله از کمیته تحقیقات دانشجویی، مدیریت تحصیلات تکمیلی، شبکه ها و واحد  HSRمعاونتها پس از ارجاع معاونت به وسیله اتوماسیون
2.بررسی کارشناسی پذيرش و کنترل نامه ها و مدارك افراد متقاضي، تكميل نواقص و ورود اطلاعات به فايل اطلاعاتی
3. بررسی کارشناسانه مدارک دريافتی، پس از مراجعت افراد از همایش  
4. محاسبه ميزان مبلغ متعلقه بر حسب مصوبات شورای پژوهشی و یا امور رفاهی دانشگاه به منظور تهيه مکاتبه با حسابداري و یا شورای رفاهی جهت تسويه حساب
5. تهیه کپی از خلاصه مقالات واصله
6. ورود اطلاعات به پورتال
 
ج- انجام امور مرتبط با برگزاری کليه گردهمايی های علمی دانشگاه از جمله کنگره، سمينار، همايش، سمپوزيوم و غیره
1.دريافت درخواست برگزاري كنگره با موضوع خاص از سوي گروه و يا مركز تحقيقاتي و پيرو آن مکاتبه جهت طرح موضوع در هيات رييسه و همچنین پیگیری طرح موضوع
2.ابلاغ نتیجه هیات رییسه به متقاضیان برگزاری کنگره پس از دریافت مصوبه هیأت رئیسه و هماهنگی به منظور عدم تداخل زمانی گردهمایی های دانشگاه
3. ارسال فرم های مربوط به اخذ مجوز از استانداری، پورتال همایش نگار، مجوز بین المللی و همکاری جهت تکمیل آنان
4. ارسال فرم های مربوط به صندوق حمایت از پژوهشگران و فناوران کشور و همکاری جهت تکمیل و ارسال آن و همچنین پیگیری نتیجه
5. صدور احكام دبيران علمي و اجرايي كنگره
6. مشاركت و همكاري به منظور ايجاد دبيرخانه مستقل و ارجاع درخواست نرم افزار همایش به کارشناس IT معاونت
7. بررسی فراخوانهاي اوليه و محتوای پوستركنگره و هماهنگي با كانونهاي تبليغات و چاپخانه جهت طراحي و ارسال مراسلات بر اساس مصوبات
8. همکاری جهت تهيه مطالب وب سايت کنگره از جمله اطلاع رسانی درخصوص نحوه ثبت نام، اقامت و نرخ هتلها، گردشگری، برنامه های علمی، برنامه های جنبی، نمايشگاه و ...
9. هماهنگي در برگزاري جلسات و شركت در جلسات كميته علمي و اجرايي كنگره به منظور انتقال تجارب به دبيران گردهمايی های علمی دانشگاه و تهيه صورتجلسه پس از اتمام جلسات مذكور و پيگيري مصوبات جلسات و گزارش به دبيران مربوطه
10. ايجاد هماهنگي بين دبيران و مسئولين اجرايي سمينارها، ثبت و ارجاع مكاتبات ورودي و خروجي در اسرع وقت و پاسخ گويي مناسب به كليه مراجعه كنندگان در خصوص نكات مطروحه در مورد هر سمينار
11. مکاتبه با معاونين پژوهشی دانشگاه های علوم پزشکی سراسر کشور به منظور اطلاع رسانی و ارسال فراخوان های مربوطه
12. ايجاد هماهنگيهاي لازم در خصوص برگزاري بهينه سمينار با هماهنگي كليه مراكز ذيربط و واحدهای زیر مجموعه معاونت
13. تهيه دعوتنامه و ارسال آن جهت ميهمانان خارجي كنگره و پيگيري خواسته مهمانان تا حصول نتيجه و جوابگويي به نامه‌هاي ارسالي آنان
14. راهنمایی به منظور تکميل و ارسال فرم های مربوط به شورای آموزش مداوم جامعه پزشکی به منظور تخصيص امتياز بازآموزی
15. ایجاد هماهنگی با روابط عمومی دانشگاه به منظور نصب بنر و یا بیلبورد
16. بررسی صحت و محتوای مطالب كتابچه خلاصه مقالات و يا لوح فشرده (CD) و برنامه علمی به منظور چاپ، تكثير و انتشار در کنگره
17. ارسال اخبار گردهمایی های دانشگاه جهت ارسال به روابط عمومی و هماهنگي جهت اعزام خبرنگاران در موارد لازم و ترتيب مصاحبه مطبوعاتي معاونت و دبيران کنگره
18.حضور در غرفه ثبت نام کنگره در روز همایش و نظارت بر اجرا
19. همکاری در تهيه گواهي ارائه مقاله (سخنرانی، پوستر، کارگاه)، بازآموزی جهت شركت كنندگان داخلی و ميهمانان خارجی
20. همکاری جهت پرداخت فاکتورها و امور حسابداری
21. ارائه تقدير نامه به افراد اجرايی و همچنين شرکت های حاضر در نمايشگاه جنبی
 
چ –انجام امور مربوط به جمع آوری خلاصه مقالات چاپ شده با عنوان دانشگاه علوم پزشکی شیراز 
 
1. تهيه کپی از خلاصه مقالات ارائه شده توسط اعضای هيأت علمی، دانشجويان و کارکنان در کنگره های خارجی پس از مراجعت آنان
2. تهيه و جمع آوری مستندات مربوط به احتساب کنگره ها و سمينارها از جمله مجوز بازآموزی تأییدیه کارگروه مجوز بین المللی وکتابچه خلاصه مقاله
3. مکاتبه با دانشکده ها و مراکز تحقيقاتی به منظور درخواست جهت دريافت خلاصه مقالات چاپ شده در کنگره ها در پایان هر فصل
4. ورود روزانه اطلاعات به فایل اطلاعاتی موجود دفتر
5. جستجوی اینترنتی به صورت روزانه جهت دسترسی به خلاصه مقالات ارایه شده با عنوان دانشگاه علوم پزشکی شیراز و درخواست کتابچه خلاصه مقالات از دبیرخانه همایش های سطح کشور
6. جمع آوری مستندات مربوط به سخنرانی مدعو اعضاء هیأت علمی در مجامع بین المللی
7. درخواست از مراجعین کنگره ها به منظور تحویل کتابچه و یا لوح فشرده کنگره
 
ح- انجام امور مربوط به دوره های فرصتهاي مطالعاتي اعضاي محترم هيأت علمي (اعزام و مراجعت)
1. پيگيری جهت تكميل مدارك افراد به منظور معرفی برحسب نيازهای آموزشی و پژوهشی گروهها
2. استعلام حسن انجام وظيفه افراد هيأت علمي از معاونتها و رياست دانشکده مربوطه
3. طرح موضوع در كميته فرصت مطالعاتي و بورس دانشگاه پس از دريافت استعلام ها و تنظيم صورتجلسه
4. تهيه معرفي نامه جهت اداره حقوقي دانشگاه به منظور اخذ تعهد از افراد
5. تهيه معرفي نامه به سفارت جهت اعطاي تسهيلات براي اخذ ويزا
6. تهيه معرفي نامه به هواپيمايي جمهوري اسلامي ايران بمنظور تخفيف هزينه بليط شخص متقاضي و همراهان
7. تهيه نامه درخواست حكم مأموريت آموزشي به منظور تداوم پرداخت حقوق و مزايا و پيگيري صدور حكم فرصت مطالعاتي
8. ارتباط با فرد اعزامي و پيگيري درخواست تمديد دوره ايشان در صورت موافق بودن گروه و دانشكده مربوطه
9. محاسبه ميزان مابه التفاوت مبلغ ريالي حقوق با جدول ارزي جهت اعضاء و همراهان بر حسب كشور مربوطه و همچنين تهيه نامه جهت معاونت پشتيباني به منظور پرداخت هزينه دوره فرصت مطالعاتي
10. درخواست ارائه کنفرانس درون بخشی جهت انتقال تجارب و يافته ها درطول دوره فرصت مطالعاتی به ديگر افراد گروه
11. تهيه مدارک لازم بمنظور پرداخت هزينه بليط هواپيما و ارسال به حسابداری
12. مکاتبه با اداره حقوقي به منظور فك رهن پس از مراجعت افراد از دوره فرصت مطالعاتی و طي شدن مدت زمان مربوطه
 
خ- انجام امور مربوط به مكاتبات لازم با معاونت تحقیقات و فناوری وزارت متبوع
1. انجام استعلامها در موارد مبهم بودن قوانين و مقررات و تدوين پيش نويس آيين نامه ها جهت تسهيل در امور جاري دفاتر از طريق تشريك مساعي با کارشناسان مطلع
2. ارسال نفطه نظرات مديريت از جمله پيشنهادات, راهکارها و چالش ها معاونت فوق
 
د- اطلاع رساني در خصوص كنگره ها و سمينارهاي آتي دانشگاه علوم پزشكي شيراز و ساير دانشگاههاي كشور و در دسترس قرار دادن اطلاعات مربوطه از طريق وب سايت دانشگاه
1. روزآمد نمودن اطلاعات مربوطه بر روي صفحه اول پایگاه الکترونیکی دانشگاه
2. ارسال خبرنامه ها و فراخوانها و بروشورهاي واصله، به رياست دانشكده ها و مراكز تحقيقاتي و بخشهاي مربوطه بر حسب ارتباط موضوعی
3. ارجاع مکاتبات واصله از سوی دانشگاههای علوم پزشکی سراسر کشور در خصوص برقراری و اجرای کنگره های آتی ایشان از طریق اتوماسیون به واحدهای زیرمجموعه و مرتبط دانشگاه
 
ذ- انجام امور مربوط به ميزباني ميهمانان خارجي گردهمایی ها در هنگام عزيمت به شيراز و برپایی نشست در حاشیه برگزاری گردهمایی
1. پس از ارسال دعوتنامه، ايجاد تسهيلات لازم براي ميهمانان از جمله: مكاتبه و اطلاع رساني به حراست دانشگاه، اقدام بمنظور رزرو هتل، استقبال، ترانسفر از فرودگاه ،تهيه هديه، تنظيم جلسات مشترك با مسؤولين دانشگاه و گروههاي مربوطه، بازديد از مراكز تحقيقاتي و دانشكده ها، اطلاع رساني در خصوص سمينارهاي آنان از طريق سايت و مكاتبه و هماهنگي با راهنما جهت بازديد از جاذبه هاي فرهنگي شهر شيراز و تخت جمشيد
 
ر- انجام امور جاري محوطه دفتر
1. روزآمد نمودن پورتال همایش نگار و آرشیو نمودن همایش های تاریخ گذشته و اخذ پایگاه الکترونیکی هر گردهمایی جهت تقویم دفتر
2. شركت در جلسات مربوط به: كميته فرصت مطالعاتي- بورس و همچنين كميته هاي اجرايي كنگره هاي دانشگاه جهت همكاريهاي مديريتي و نظارتي
3. به روز رساني آيين نامه هاي جاري دفتر و وب سايت دفتر
4. تهيه مستندات جهت برنامه عملياتي استراتژيک دفتر امور کنگره ها و سمینارها و ارايه برنامه با توالي ساليانه
5.انجام امور مربوط به كليه مكاتبات مديريت (وارده- صادره) از جمله معاونت آموزشي و پژوهشي وزارت متبوع سازمان بازرسي كل كشور
6. اطلاع رسانی كليه مكاتبات وارده به معاونت درخصوص برگزاري دوره هاي آموزشي و يا پژوهشي به دانشکده ها و مراکز تحقيقاتی
7. ارائه عملکرد ماهانه دفتر به رابط روابط عمومی معاونت جهت ارسال به روابط عمومی دانشگاه
8. انجام امور مربوط به صدور کارتهای اعتباری از جمله درخواست تکمیل تعهدنامه و تهیه معرفی نامه به بانک ملی در زمان جاری بودن روند
9. ارايه گزارشات درخواستي از دفتر به همراه ارسال مستندات مربوطه و همچنین ورود شماره های اقدام مصوبه های هیأت رئیسه دانشگاه
10. پيگيری و در دسترس قرار گرفتن ها دبير خانه به نرم افزار عام کنگره ها و سمينارهای دانشگاه  
11. تفهيم و شفاف سازي بندهاي مربوط به آيين نامه اجرايي برگزاري گردهمايي هاي دانشگاه به افراد ذيربط
12. انتقال تجارب به دبير خانه گردهمايي هاي دانشگاه و نظارت بر تهيه مكاتبات با ميهمانان خارجي
13. تدوین و ابلاغ آیین نامه های جدید و در صورت نیاز به پیگیری موضوع، انجام آن
14. تهيه مکاتبات انگلیسی درخواستی مراجعين به دفتر ریاست دانشگاه و مديريت پزوهشي
 

     
  
 
 
  
 
 
  نشانی ما:   research.sums.ac.ir
معاونت پژوهشی و فناوری دانشگاه علوم پزشكی شيراز
شيراز- خيابان زند- ساختمان مركزی دانشگاه علوم
پزشكی شيراز- طبقه هفتم - معاونت پژوهشی و فناوری
تلفن: 32357282 ،  دورنگار: 32122430
پست الکترونیک: vcrdep@sums.ac.ir


همه حقوق این وب سایت متعلق است به:
معاونت پژ‍وهشی و فناوری دانشگاه علوم پزشكی شيراز
 استفاده از مطالب این وب سایت با ذکر منبع مجاز است.